Procedure voor overheidsverzoeken om persoonsgegevens

RSG Digital, handelend onder de naam CustomerEagle — KvK 42085647 Blauwven 7, 5508 RC Veldhoven, Nederland Versie 1.0 — 11 oktober 2026 Status: vastgesteld op 11 oktober 2026. De eigenaar heeft bevestigd deze procedure vast te stellen en in te voeren, met eigenaar/directie als verantwoordelijke, een afgeschermd dossier en geïnformeerde medewerkers. De bevestiging bewijst geen eerdere uitvoering.

Verantwoordelijkheid

De eigenaar/directie van RSG Digital is verantwoordelijk voor ontvangst, beoordeling en goedkeuring van verzoeken. Medewerkers verstrekken nooit zelfstandig persoonsgegevens aan overheidsinstanties. Bij juridische twijfel schakelt de eigenaar een bevoegde juridisch adviseur in. Deze rol moet bereikbaar zijn en medewerkers moeten weten hoe zij verzoeken doorsturen.

Ontvangst en authenticiteit

Registreer ieder verzoek onmiddellijk in een afgeschermd dossier met datum, instantie, contactpersoon, rechtsgebied, wettelijke basis, dossiernummer, verlangde gegevens en reactietermijn. Bewaar het oorspronkelijke verzoek. Controleer de identiteit en bevoegdheid van de verzoekende instantie via een onafhankelijk geverifieerd officieel contactkanaal. Geef geen gegevens af uitsluitend op basis van een telefonische vraag of onbevestigde e-mail.

Verplichte rechtmatigheidsbeoordeling

Beoordeel vóór verstrekking de geldigheid, bevoegdheid, toepasselijke rechtsgrond, noodzakelijkheid, proportionaliteit, reikwijdte en eventuele geheimhoudingsplicht. Controleer welke klantgegevens het verzoek betreft en welke rol RSG Digital daarbij heeft. Informeer de betrokken zakelijke klant als RSG Digital als verwerker optreedt, tenzij dit wettelijk verboden is. Een verzoek uit een ander land wordt niet automatisch als bindend behandeld; laat eventuele internationale doorgifte en de toepasselijkheid van AVG artikel 48 beoordelen.

Documenteer de beslissing en onderliggende juridische argumenten. Geen verstrekking voordat de beoordeling en goedkeuring zijn vastgelegd. Een spoedeisend verzoek volgt dezelfde controles, met versnelde escalatie.

Onrechtmatige of te ruime verzoeken aanvechten

Vraag om verduidelijking of beperking wanneer een verzoek onduidelijk of te ruim is. Weiger verzoeken zonder voldoende geldige basis. Schakel juridisch advies in en gebruik beschikbare bezwaar-, beroeps- of andere rechtsmiddelen wanneer het verzoek onrechtmatig wordt geacht. Documenteer de gekozen aanpak en reden. Een bezwaar schort een wettelijke verplichting niet vanzelf op; laat de geldende termijn en eventuele schorsing juridisch beoordelen.

Minimale verstrekking

Beperk elke rechtmatige verstrekking tot de specifiek vereiste personen, velden, gebeurtenissen en periode. Verwijder niet-relevante gegevens en scherm gegevens van derden af. Verstrek nooit onnodig volledige databases, toegangstokens, wachtwoorden of algemene accounttoegang. Laat de selectie vóór verzending controleren door de eigenaar en, waar haalbaar, een tweede bevoegde persoon. Gebruik een passend beveiligd overdrachtskanaal en verifieer de ontvanger.

Dossiervorming en communicatie

Leg in het dossier vast: oorspronkelijke verzoeken; authenticiteitscontrole; wettelijke basis; adviseurs en beslissers; beoordeling; bezwaren en antwoorden; goedkeuring; precieze gegevensselectie; datum en wijze van verstrekking; ontvanger; eventuele klantmelding of reden waarom die achterwege bleef. Bewaar geen extra kopieën van verstrekte gegevens wanneer metadata of een inventaris volstaat.

Beperkte toegang, bewaartermijn en evaluatie

Alleen de eigenaar en noodzakelijk betrokken bevoegde medewerkers/adviseurs krijgen toegang. Beoordeel na afloop en vervolgens jaarlijks of verdere bewaring noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, geschillen of verantwoording. Leg bewaartermijn en reden vast; verwijder het dossier zodra die reden vervalt. Er geldt geen automatisch onbeperkte bewaring. Controleer de procedure jaarlijks en na ieder daadwerkelijk verzoek.

Invoering

De eigenaar stelt deze versie en ingangsdatum vast, wijst de verantwoordelijke rol aan, richt een afgeschermde dossierlocatie in en informeert betrokken medewerkers. Pas daarna kan Meta naar waarheid worden gemeld dat deze vier procedures aanwezig zijn: rechtmatigheidscontrole, aanvechten van onrechtmatige verzoeken, dataminimalisatie en documentatie.

Vastlegging van aangeleverde feiten

Volgens de eigenaar zijn in de afgelopen 12 maanden geen overheidsverzoeken om persoonsgegevens ontvangen. Deze verklaring is niet onafhankelijk gecontroleerd.

Bronnen voor beoordeling

• AVG, met name artikelen 5, 6, 28 en 48: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng/
• De concrete toepasselijke verplichting en eventuele geheimhoudingsplicht worden per verzoek onderzocht; deze procedure vervangt die beoordeling niet.